Työretriitissä keskitytään omaan tekemiseen

Pomodoro -työretriitissä työskennellään ryhmässä 25 minuutin jaksoissa. Kun retriitissä on selkeästi sovitut säännöt, muodostuu työnteosta keskittynyttä ja intensiivistä.

Työskentelin yhden päivän Pomodoro –työretriitissä viidentoista, minulle tuntemattoman ihmisen kanssa, samassa tilassa. Jokainen työskenteli omien projektien, työtehtävien parissa.

Vain muutama pieni sääntö
Säännöt pomodorolle olivat lyhyet selkeät: puhelimet ja tietokoneet äänettömälle eikä pomodoron aikana liikuta tai keskustella keskenään. Nämä säännöt tuovat osallistujille työrauhan, sillä tiedetään, ettei ulkoisia häiriötekijöitä ole.

Päivä koostui kymmenestä 25 minuutin mittaisesta pomodorosta, jota seurasi 5 minuutin tauko. Puolelta päivin kävimme yhdessä syömässä, jolloin tauko oli tunnin mittainen. Ryhmän vetäjä käynnisti pomodoron alussa ajastimen, jonka jälkeen hiljaisuus valtasi tilan.

Keskittyminen ja läsnäolo
Jo ensimmäinen pomodoro vei syvään keskittymisen tilaan, mikä jatkui läpi koko päivän. Tein niin intensiivisesti omia töitäni, että joka kerta, kun ajastin helähti soimaan, olin kertakaikkisen hämmästynyt ajan kulusta. Sama toistui muilla osallistujilla.

Pomodoron aikana kaikki ikään kuin hävisi ympäriltäni. Läsnäolo itselle ja omalle työnteolle oli huikea. Kun viisitoista ihmistä keskittyy johonkin hiljaisuudessa, tilaan muodostuu ikään kuin yhteinen syventymisen voima. Tämä puolestaan lisää omaa keskittymistä.

Oman ajankäytön huomaaminen
Itse kukinhan kokee aikaa omalla tavallaan. Joillekin 25 minuuttia voi olla pitkä, erityisesti, kun pomodorossa tiedetään, ettei sinä aikana ole tarkoitus nousta ylös eikä keskustella. Jo ensimmäisen pomodoro humahti hetkessä ohi, mitä yhteisesti hämmästelimme ryhmässä. Muutaman 25-minuuttisen jälkeen ajantaju asettui uomiinsa ja työtahtiin tottui.

Pomodorossa suositellaan päivän alkuun tehtäväksi työlista, jonka toteutumista seurataan päivän aikana. Siihen merkitään lopuksi, montako pomodoroa kuhunkin tehtävään kului. Vähintäänkin jokaisen pomodoron alussa kannattaa sanoa ääneen tai hiljaa itsekseen, mitä seuraavan 25-minuuttisen aikana tekee.

Itsekin hämmästyin tiettyjen tehtävieni kanssa, miten paljon aikaa menikään. Olin ajatellut, että erään tekstin puhtaaksikirjoittamiseen kuluu yksi pomodoro ja huomasin käyttäneeni siihen 2,5 pomodoroa. Ja muistuttaisin, että työskentely oli todella tehokasta.

Pomodoro on myös siis mainio menetelmä selvittää, kuinka paljon tarvitset aikaa tietynlaisten tehtävien tekemiseen.

Pomodoro ja työretriitti sopii monelle
Pomodoro –tekniikka sopii kaikille, jotka haluavat tai tarvitsevat työrauhaa.

Avokonttoreissa työskentelevät, joilla on koko ajan ympärillään hälyä, hyötyvät, sillä ulkoiset keskeytykset on säännelty. Kun saa rauhassa tehdä töitä, saa enemmän aikaiseksi.

Myös yksin työskentelevät, jotka haluavat silloin tällöin työskennellä yhdessä, hyötyvät työretriitistä. Silloin on osa jotain ryhmää ja tauot sujuvat mukavasti rupatellen.

Jos haluaa kirjoittaa kirjan, opinnäytetyön tai minkä tahansa projektin, joka edellyttää puhtaasti tekemistä, on pomodoro- työretriitti hyvä menetelmä. Kun on sovittu, että vietetään päivä yhdessä töitä tehden, ei sieltä kukaan kesken lähde.

Perussäännöt
1 Päätä tehtävä, jonka aiot tehdä
2 Aseta pomodoro-ajastin 25 minuuttiin (perinteinen)
3 Työskentele siihen saakka kunnes kello soi
4 Pidä lyhyt tauko (3-5 minuuttia)
5 Neljännen pomodorin jälkeen pidä pidempi tauko (15-30 min)

Pomodoro -tekniikka on Francesco Cirillon kehittämä tekniikka, jonka tarkoituksena on parantaa omaa ajankäyttöä työn teossa.

Cirillon mukaan pomodoro
– parantaa keskittymistä
– minimoi häiriötekijät
– lisää tietoisuutta omista päätöksistä
– lisää ja pidentää motivaatiota
– vahvistaa tavoitteiden saavuttamista
– jalostaa prosessia: sekä määrällistä että laadullista